Как создать мероприятие, которое все запомнят

"При прочих равных люди будут вести дела с теми, кого

они знают, кто им нравится и кому они доверяют”

-Боб Бург

10 неизбитых цитат о продажах

Мероприятия - это один из самых эффективных способов коммуникации с клиентами. Также, это классный информационный повод и отличный источник контента, который вы сможете использовать в дальнейшем с большой пользой для вашего маркетинга. Мы провели уже более 50 мероприятий различного формата и масштаба. Нам есть, чем поделиться, поэтому давайте разберемся в деталях, как создать запоминающееся событие, получить максимальный эффект от личного общения с клиентами и генерировать контент, который будет работать на вас долгое время после проведения мероприятия.

выставка Витрина 2015

1. Цель

Планируя мероприятие, нужно четко представлять его цель. Первое, что приходит в голову это "Напомнить о своем существовании". Нет, это не цель. Цель должна быть конкретной: установить контакты, познакомить с продукцией, получить заказы или предзаказы, собрать пожертвования и т.д. Помните, чем конкретнее цель, тем проще будет готовить мероприятие и тем больший эффект вы получите от его проведения. Далее нужно определиться с целевой аудиторией вашего события.

Октоберфест в Аквариус

2. Идея

Когда с целью разобрались, приступаем к формированию идеи мероприятия, основной сюжетной линии, вокруг которой будет все строиться. Это очень важный момент и именно от этого будет зависеть успех мероприятия, насколько запоминающимся оно будет. Для начала определим тип мероприятия: презентация, выставка, мастер-класс, лекция и т.д. Потом проанализируйте текущие тренды. Если это презентация проекта или продукта, подумайте с чем они ассоциируются. Хорошим приемом будет навести исторические справки о дате или времени, когда планируется мероприятие. Идеи наших наиболее успешных мероприятий были найдены именно так: Сантехнический Оскар, Анестезия Party, Пионерский Пикник. Выбирайте легко воплощаемые идеи, в которые будет легко вовлечь подавляющее большинство гостей. Например, "мыльная вечеринка" может звучать привлекательно, но реализовать ее, а самое главное увлечь ею всю аудиторию будет проблематично.

Старайтесь задействовать все чувства аудитории. Для этого нужно , чтобы звуковое сопровождение, визуальный ряд, запах и вкус угощений - все было подчинено идее мероприятия. Чтобы выделиться на общем фоне, нужно сделать действительно что-то необычное, нужно удивить.

Сантехнический Оскар

3.Время и место

Выбор времени для проведения мероприятия чрезвычайно важный фактор для обеспечения явки. Неправильно выбранное время приведет к потере эффекта от события. Низкая явка не только лишает вас возможности пообщаться с большим кругом клиентов, но и деморализует тех, кто все-таки пришел и заметно снижает их вовлеченность. По нашему опыту, наиболее удачное время - вечер, наиболее удобные дни недели - среда и четверг. Это не значит, что остальные дни не работают, но придется более серьезно конкурировать с личными планами ваших гостей. И обязательно выясните, какие еще мероприятия будут проводиться в выбранное вами время. Это не значит, что нужно его отменять, если где-то планируется еще что-то, но усилий по обеспечению явки гостей от вас в этом случае потребуется больше. У нас были мероприятия, одновременно с которыми проходили еще 3-4 события, нацеленных на аналогичную аудиторию. При этом мы получали довольно высокую явку и часто гости других событий подъезжали к нам чуть позже.
Место мероприятия подбирается под его тип. Если у вас есть собственная подходящая площадка , то всегда лучше использовать ее. Тщательно подходите к выбору сторонней площадки, учитывайте объем парковки. Рестораны далеко не лучший выбор.Мне не нравятся банкеты с рассадкой. это сильно ограничивает возможности общения. Всегда есть психологический барьер, который нужно преодолевать людям, оказавшимся с незнакомцами за одним столом.

Оригами Party

4.Программа

Час Х определен, цели ясны, идея блестящая. Теперь разрабатываем детали. Коротко план мероприятия выглядит так:

• welcome : встреча гостей
• официальная часть
• развлекательная часть

Но от вас потребуется составить максимально точный тайминг. Мероприятие должно быть динамичным, иначе аудитория расфокусируется, что немедленно отразится на выполнении целей вашего мероприятия. Естественно, нужен человек, который будет вести за собой аудиторию и следить за этим таймингом. Это ведущий. Лучше, если он будет из отрасли. Если у вас нет достаточного опыта, то пригласите профессионального ведущего. На все наши первые мероприятия, а также на ежегодные выставки Vitrina, мы приглашали профессионалов. Конечно полностью полагаться на ведущих нельзя, они не сделают все за вас. Они будут держать аудиторию, сглаживать нестыковки. заполнять паузы, но контент должен быть вашим и говорить для своих гостей вам придется. Поэтому готовьте речь. Даже если вы душа компании среди друзей, готовьте речь.

Открытие Marchi Kitchen Store

В программе необходимо предусмотреть интерактив. Это повышает вовлеченность гостей. Поэтому задавайте вопросы, устраивайте конкурсы, давайте задания. Позвольте людям включить интеллект, дайте им попробовать что-то сделать. Это объединит гостей в сообщество и повысит их лояльность, а также позволит перейти на менее формальный язык общения. Щедро благодарите и одаривайте участников. Только , пожалуйста, не устраивайте лотерею визиток, это абсолютно бесполезное действо уже давно не вызывает никаких эмоций кроме недоумения и девальвирует ценность ваших презентов. 

Важно помнить, что работа кейтеринга и звукорежиссера должны быть синхронизированны с программой мероприятия. Также рекомендуется наличие сотрудников безопасности, если вы проводите мероприятие с большим количеством людей. Поверьте, спокойствие ваших гостей стоит дороже.  

Цветная вечеринка в Аквариус

5.Затраты

Живые мероприятия - один из самых дорогих элементов маркетинга.У вас будут следующие затраты:

• кейтеринг
• напитки, алкоголь
• звук, свет
• ведущий
• развлекательная программа
• реквизит( оформление пространства, прессвол, призы и т.д.)
• фото- и/или видеосъемка
• раздаточные материалы, подарки

Тратьте щедро, но с умом. При ограниченном бюджете лучше пригласить меньше гостей, чем выглядеть как на посиделках в студенческом общежитии.

Если есть возможность разделить затраты с каким-то партнером, то это может оказаться компромиссом. Здесь важно учитывать, что помимо затрат с партнером придется делить и внимание аудитории. Не рекомендую проводить мероприятия больше, чем на троих. И даже в случае с тремя партнерами должна быть очень близкая связь между их деятельностью и/или представляемой продукцией. Иначе внимание аудитории сильно размывается и эффект для каждого партнера сильно снижается и может быть меньше, чем эффект от индивидуального мероприятия на меньшее количество гостей.

Омотенаси- философия японского гостеприимства( лекция и мастер-класс)

6.Нетворкинг 

Это основная деятельность , которой придется заниматься вам и вашей команде во время мероприятия. Но сначала нужно обеспечить явку гостей. Приглашайте заранее. Насколько заранее зависит от масштаба события. На выставки Витрина мы начинаем приглашать более, чем за месяц, на вечеринки и презентации за неделю- дней 10. Не рекомендую рассылку бумажных приглашений, это затратно и неэффективно. Лучше по электронной почте с возможностью онлайн регистрации. Опубликуйте мероприятие в соцсетях, делайте публикации на странице мероприятия, разогревайте интерес публики. Придумайте дресс-код.
Это один из элементов вовлечения аудитории, который начинает работать даже до мероприятия.

Пионерский Пикник с Fatboy

Занимайтесь паблисити, приглашайте прессу, влиятельных людей из вашей индустрии. Печатные СМИ вряд ли опубликуют что-то бесплатно, если вы не являетесь рекламодателем, но онлайн ресурсы, как правило, делятся информацией о мероприятиях. 

Подготовьте свою команду, объясните им цели мероприятия, проведите небольшой тренинг по установлению контактов, завязыванию разговора. Не все люди от рождения свободно знакомятся с другими, но этому можно довольно быстро научиться.

За пару дней до мероприятия сделайте обзвон гостей. Не будьте навязчивы, звоните только тем, кого знаете, с кем общались ранее. Холодные звонки уже никого не радуют. Можно разослать напоминание по email или с помощью SMS или What's Up

В день мероприятия необходимо обеспечить чек-ин. Это важно для того, чтобы потом поблагодарить своих гостей за визит и поделиться информацией о событии с теми. кто все-таки не смог прийти.

Бородатая вечеринка

7.Контент

Со всеми возможностями . которые дают нам современные медиа, нельзя недооценивать потенциальный эффект от дистрибуции контента. который вы генерируете во время мероприятия. Зачастую охват от распространения этого контента может оказаться в разы выше, чем фактическая персональная явка. Поэтому так важны фото и/или видеосъемка события, а также грамотно написанный пострелиз. Публикуйте в соцсетях фотографии людей на мероприятии, отмечайте их, это в большинстве случаев приводит к расшариванию и экспоненциальному увеличению органического охвата. Придумайте хэштег для вашего мероприятия, это позволит пользователям найти и поставить лайки на фотографиях. сделанных Вашими гостями. залейте видео на Facebook и Youtube. Это особенно важно, если у вас была информативная презентация или лекция. Разошлите свой пострелиз по средствам массовой информации. Если у вас было действительно запоминающееся мероприятие, то есть вероятность, что о нем напишут. Пресса любит сильные информационные поводы. В конце концов им нужно о чем-то писать.

Северное сияние с Hansgrohe

Если у вас недостаточно опыта, неуверенность в своих силах может сыграть злую шутку. Тогда вам лучше обратиться к профессиональным организаторам. Но на 100% полагаться на них не рекомендую, они не знают вашу аудиторию и специфику, как вы. Относитесь к подготовке и проведению мероприятия также, как к приему друзей дома по случаю вашего дня рождения и тогда у вас получится действительно эпическое событие, которое все запомнят надолго и будут рассказывать своим знакомым и близким. Ведь нет более ценной рекомендации, чем рекомендация друга и у вас есть шанс войти в этот круг.

Тропики Hoesch. Презентация shop-in-shop

P.S. Вы можете узнать подробнее о нашем опыте проведения мероприятий, написав мне письмо по адресу: vi@iq-salon.ru. 

А пока, если понравилось,

Подпишитесь на новости блога

РиоТрио2016